Assim como em outros negócios, as clínicas precisam estar atentas às inovações tecnológicas. Tão importante quanto conhecer as tendências da área médica é saber que a experiência dos pacientes deve ser levada a sério. É preciso estar disposto a se colocar no lugar deles, visando compreender quais são as suas reais dores, sejam elas físicas ou psicológicas.

Quando se une a experiência do paciente com boas tecnologias, tem-se a gestão de clínica médica. Esta requer uma série de boas práticas e recomendações, pois isso decidirá se a clínica terá ou não vantagem competitiva. Neste artigo, você obterá informações completas sobre o tema, inclusive com dicas de como fazer uma excelente gestão. Continue lendo até o final!

O que é gestão de clínica médica?

A gestão de clínica médica é um conjunto de práticas que visa a máxima eficiência nesse negócio. Consiste em uma administração de ponta a ponta, incluindo, entre outras coisas, atendimento, aspectos contábeis, financeiros e marketing.

Toda a gestão começa com um planejamento e o estabelecimento de objetivos e metas. A ideia é verificar, ao longo do tempo, se os resultados obtidos estão conforme o esperado ou não. Trata-se de uma administração cíclica, de modo a abandonar ou aprimorar práticas ineficientes e manter aquilo que está dando certo.

Uma boa gestão ocorre à medida que os responsáveis atribuem tarefas, com base nas experiências e expertises do colaborador. A seguir, falaremos sobre três pontos que podem ser considerados os alicerces do gerenciamento de clínicas: uso de software, presença digital e o pré-atendimento. Acompanhe!

Uso de softwares

O uso demasiado de papéis é praticamente o extremo oposto de uma boa gestão clínica. Mais do que ter um bom software, é preciso saber extrair o seu máximo potencial, visando agilizar as rotinas e aprimorar a experiência dos pacientes.

Com o auxílio de softwares, é possível estabelecer a jornada do paciente. Significa acompanhá-lo de forma efetiva, desde o seu primeiro contato com a clínica até o final do atendimento.

Uma funcionalidade simples, mas que ajuda muito nessa jornada são os alertas. Por meio do software, é possível notificar pacientes sobre os dias e horários da consulta, seja por SMS ou e-mail.

Presença digital

Ter presença digital significa, por exemplo, usar as redes sociais para tornar o negócio mais conhecido. No entanto, é preciso interagir com o público, pois isso é um dos meios de maior efetividade na hora de transformar seguidores em pacientes.

Instagram

Falando de forma específica do Instagram, a plataforma foi feita com diversos recursos de interatividade. Sabendo explorar os stories e as caixas de perguntas, por exemplo, é possível obter muito mais do que presença digital. Com auxílio dessas ferramentas, o negócio consegue coletar dados de pessoas reais, com suas dores e necessidades.

Nas redes sociais e outras plataformas online, as pessoas dão pistas do que querem. Um tratamento ou um serviço médico que não tem na sua clínica podem ser implementados, mediante o que as pessoas respondem nos stories ou caixa de perguntas.

Site

Diferente de uma conta no Instagram, ter uma página não é gratuita, mas os custos de mantê-la hospedada costumam ser acessíveis. A ideia é apresentar informações básicas sobre a clínica, como os tratamentos que ela oferece, endereço e telefone de contato.

Investir em um layout amigável e boas imagens são cruciais para a obtenção de presença digital por meio de um site. Neste, é possível ter um botão para fazer o agendamento de consultas, trazendo maior agilidade do lado do negócio e praticidade às pessoas.

Pré-atendimento

Um bom pré-atendimento é algo que não depende diretamente de softwares e presença digital. Muitas vezes, esse aspecto chega a ser bastante negligenciado, pelo fato de ser tão simples a ponto de as pessoas esquecerem. Se o recepcionista for frio ou até um pouco grosseiro com o paciente no primeiro contato, dificilmente essa primeira impressão ruim será tirada depois.

Para evitar isso, deve-se orientar os funcionários da clínica a serem mais cordiais e humanos. Além disso, existem pessoas de diferentes comportamentos e temperamentos: umas são resilientes e fortes; já outras podem possuir traumas e complexos oriundos de experiências ruins no passado, por exemplo.

Até mesmo as pessoas que não fazem o pré-atendimento contribuem para a primeira impressão da clínica. Se o ambiente for limpo e bem decorado, isso já aumenta as chances de o paciente se sentir melhor na hora de se consultar. Dessa forma, aumentam as chances dele divulgar gratuitamente a sua clínica aos seus parentes e amigos.

Quais os benefícios da gestão de clínica médica?

O uso de softwares de gestão é capaz de trazer resultados expressivos em todos os aspectos de uma clínica. A seguir, explicaremos dois benefícios importantes da sua implementação, que são a automatização de processos e a integração de dados.

Automatização de processos

Em uma clínica, existem diversos processos que, uma vez automatizados, trazem ganhos consideráveis de eficiência e produtividade. Nas próximas subseções, vamos explicar melhor sobre o check-in, consultas e controle de conta e cobrança. Acompanhe!

Check-in

Com o uso de um check-in automático, o paciente já pode preencher com antecedência o cadastro da clínica. Desse modo, é possível poupar tempo de todos os envolvidos, inclusive do responsável por conferir os dados.

Uma das vantagens de automatizar o check-in é que a quantidade de chamadas por telefone diminui na clínica. Após essa etapa, e uma vez que os dados do paciente já estão no sistema, é possível emitir de forma bastante rápida o prontuário eletrônico e os outros documentos referentes à consulta.

Consultas

Quando não se tem um sistema robusto para fazer uma boa gestão, um cenário que pode acontecer com frequência é o paciente faltar à consulta. Uma das formas de evitar isso é notificando a pessoa quanto ao dia e horário do seu atendimento, seja por SMS, e-mail, ou até mesmo pelo WhatsApp.

Este último é uma opção bastante interessante, visto que as pessoas costumam visualizar rapidamente quaisquer mensagens nesse aplicativo.  Dessa forma, o paciente pode se comunicar melhor com a clínica e confirmar ou não a sua presença na consulta. Além disso, se a pessoa precisar remarcar, isso também pode ser feito sem grande burocracia, podendo ser até mesmo pelo WhatsApp.

Na prática, a ideia da consulta automatizada é estabelecer um fluxo de eventos. Em outras palavras, caso o paciente tenha de reagendar a sua consulta, o seu horário é automaticamente liberado, de modo que uma outra pessoa pode vir a ocupá-lo posteriormente.

Embora seja possível conduzir todo esse processo manualmente, ele se torna muito suscetível à ineficiência se não houver um fluxo de eventos definido. Por meio da automatização, ganha-se em agilidade e evita-se muitos desencontros, mostrando aos pacientes que a clínica é séria e se preocupa com todas as etapas do atendimento.

Controle de conta e cobrança do paciente

O controle de conta e cobrança é um problema recorrente quando a clínica não usa um software robusto de gestão, dada a falta de comunicação adequada com os convênios.

Vale destacar que este processo é feito de ponta a ponta. Nesse sentido, um dos principais meios de promover essa maior eficiência operacional é o Relatório TUSS, ou Terminologia Unificada de Saúde Suplementar.

A ideia do software de gestão é agilizar o acesso aos códigos correspondentes aos grupos da Tabela TUSS, que são consultas, medicina laboratorial, procedimentos ambulatoriais e procedimentos hospitalares.

Em relação ao convênio e ao paciente, outras funcionalidades do software de gestão que merecem destaque são:

• com apenas um clique, é possível o colaborador emitir a NFS, ou Nota Fiscal de Serviço;
• interface para o gerenciamento de reembolso;
• geração de boletos bancários e ordem de pagamentos pelo Pix, ambos de forma automatizada;
• se houver inadimplência, ocorre o disparo automático de notificações por e-mail.

Integração de dados

A integração de dados ajuda as clínicas a trocar informações de forma eletrônica com mais facilidade. No âmbito geral, a ideia de integrar sistemas tem por finalidade prover compartilhamento de informações, ainda que os programas usados tenham sido projetados em linguagens de programação e tecnologias diferentes.

Por intermédio da integração, os dados dos pacientes se tornam facilmente acessíveis, por meio de uma única interface. Integrando informações, é possível obter benefícios como:

• redução de falhas na comunicação;
• redução de custos da clínica;
• cruzamento de dados, não só dos pacientes, mas também relacionados a aspectos financeiros e contábeis.

Como fazer uma gestão de clínica médica eficiente?

Como vimos até aqui no texto, usar um software de gestão ajuda a clínica de diversos modos. Todavia, existem práticas e recomendações fundamentais a serem seguidas, pois caso contrário, o que seria benéfico pode se transformar em uma dor de cabeça muito maior do que antes.

Estabelecer e monitorar métricas

Uma vez implantado o software de gestão, é indispensável verificar se todas as operações ocorrem de forma fluida. Nesse sentido, deve-se estabelecer um conjunto de métricas e monitorá-las constantemente, visando identificar ajustes e pontos a serem melhorados nos processos da clínica.

Para exemplificar, imagine o seguinte cenário: a clínica se encontra com dificuldades em gerir de forma adequada os seus recursos, apesar de ter muitos pacientes fiéis. Logo, deve-se estabelecer métricas específicas, visando verificar a relação entre a receita obtida e o uso do dinheiro na gestão dos recursos.

ROI

O ROI, ou retorno sobre investimento, é uma métrica fundamental em qualquer tipo de negócio. Consiste em um percentual que é obtido pela subtração dos custos da receita e o resultado é dividido pelo custo. Em seguida, multiplicando por 100, obtém-se um percentual, capaz de informar, no caso da clínica, se os insumos, tecnologias e ações de marketing, por exemplo, estão trazendo lucratividade ao negócio.

Gerenciar insumos

Os aparelhos em uma clínica médica precisam passar por revisões e manutenções periódicas. Este é um insumo que deve ser bem gerenciado, visto que é bastante indesejável ele ficar inoperante por falta de reparo ou até mesmo ser trocado pelo mesmo motivo. Além de gerar um custo adicional com a aquisição de um novo equipamento, a experiência dos pacientes acaba prejudicada, aumentando o risco deles procurarem as clínicas dos concorrentes.

Além dos aparelhos, existem vários outros insumos a serem gerenciados, como medicamentos e produtos descartáveis. Nesse sentido, é imprescindível evitar que eles faltem, por meio de uma operação de compras eficiente, evitando também a aquisição de insumos em demasia.

Controlar o estoque

A maneira mais efetiva de controlar o estoque e os insumos é usando um software de gestão médica. A ideia aqui é ter uma organização e controle dos fornecedores da clínica, de modo a serem negociados os melhores preços e condições de pagamento.

Prezar pela qualidade do atendimento

Um atendimento excelente em uma clínica requer basicamente personalização, empatia, agilidade e cordialidade. Em relação ao primeiro, a busca por entender as necessidades dos indivíduos é a tendência mais importante para negócios da área de saúde.

Usar novas tecnologias

Quem administra uma clínica médica deve estar a par sobre o que há de novo em termos de tecnologia. De fato, isso é algo que tem mudado em um ritmo acelerado, pois a transformação digital tem sempre trazido novas tendências. A Inteligência Artificial e a Internet das Coisas, por exemplo, estão por trás de diversas soluções modernas na área médica, como softwares e dispositivos vestíveis.

Satisfazer os pacientes da clínica médica

A melhor forma de saber sobre a qualidade do atendimento é perguntando ao paciente. Por isso, esteja atento aos feedbacks e não deixe para depois nenhuma melhoria ou crítica construtiva apontada pelas pessoas que usam os serviços da sua clínica.

Treinar a equipe

Além de processos e tecnologias, as pessoas que atuam na clínica são decisivas na boa relação com os pacientes. Logo, o treinamento não deve ser visto com uma despesa, e sim um investimento de médio e longo prazo do negócio.

A capacitação da equipe ajudará os colaboradores a unir suas habilidades técnicas com as de comunicação para com os pacientes. Além disso, é possível, com o passar do tempo, realizar um atendimento mais proativo e menos reativo, à medida que se conhece as dores e necessidades dos pacientes.

Cabe aqui falarmos de dois conceitos fundamentais chamados hard skills e soft skills. O primeiro corresponde às habilidades técnicas de uma pessoa, incluindo, entre outras coisas, seus conhecimentos e expertise no manuseio estratégico de um software de gestão. Já o segundo são as habilidades comportamentais, que envolvem a empatia e a inteligência emocional, por exemplo.

Investir em marketing

Já falamos sobre o Instagram e o uso de um site para divulgar a clínica médica. No entanto, o marketing engloba vários outros aspectos, sendo que um deles é a integração dos canais de comunicação.

Além de definir em quais plataformas a sua clínica estará presente, é crucial prover boas experiências ao público. Para ser mais específico, a ideia é investir em conteúdos de valor, bem como um processo de atendimento ágil e simplificado.

Se o paciente conheceu sua clínica pelo Instagram e começou a preencher o formulário de agendamento da consulta, a integração permitirá a ele concluir o procedimento depois. Inclusive, este pode ser feito em uma outra plataforma.

Pode-se configurar o sistema de gestão de modo a emitir notificações via e-mail, ajudando o paciente a concluir o preenchimento do formulário. Todas essas ações compõem o marketing da clínica, uma vez que, bem executado, será impossível não prover uma boa experiência aos pacientes.

Identidade visual

O objetivo de ter uma identidade visual é gravar a imagem da clínica na mente das pessoas. É algo que precisa ser desenvolvido por um profissional de design, visto que os elementos envolvidos na criação da identidade visual são:

• cores;
• tipografia, que diz respeito às fontes usadas no nome da clínica, por exemplo;
• ícones e símbolos.

A logomarca da clínica é o que vai transmitir a identidade visual do negócio aos pacientes. Uma vez inserida em conteúdos informativos e publicitários, consiste em um meio de marketing que pode ser bastante efetivo na atração de novas pessoas que serão atendidas na clínica.

Otimização no Google

Talvez você já tenha se perguntado porque alguns sites aparecem antes de outros no Google. A razão disso é que existe uma série de fatores considerados pelos mecanismos de busca, sendo que um deles é a relevância do conteúdo.

Para a página da sua clínica ter mais chances de aparecer primeiro na pesquisa, deve-se planejar as palavras-chave. Quando se aplicam estes termos, os robôs de busca fazem um cruzamento de informações, relacionando a página com o termo digitado pelo usuário.

Além da palavra-chave, o Google considera o quão responsivo é o site. Isso significa que é importante projetá-lo para funcionar também em dispositivos móveis, considerando a disposição dos itens conforme os variados tamanhos de tela.

Porque adotar um sistema de gestão integrada na clínica?

A era atual é caracterizada pela produção quase ilimitada de dados. Para uma clínica, significa que a gestão tende a ser ineficiente quando é feita por papel e planilhas do Excel.

Com o crescimento explosivo das redes sociais, o próprio formato dos dados mudou, exigindo, assim, um tratamento mais robusto. Um dos principais motivos de usar um sistema de gestão integrada é a possibilidade de transformar dados disformes e sem correlação em informação e conhecimento.

Não só a clínica entende melhor o que o paciente precisa, como também fica a par das tendências e dinâmicas da área médica. Tudo isso traz ganhos externos e internos, sendo que, em relação ao primeiro, a clínica obtém credibilidade no mercado e diferenciais competitivos.

Aumento de produtividade

Quando se implementam fluxos de trabalho automatizados, a equipe tende a ser mais produtiva. Antes, os funcionários perdiam bastante tempo com a falta de organização das atividades — hoje, no entanto, eles podem prestar um atendimento com maior cordialidade e humanização, em virtude da automatização das rotinas manuais.

Satisfação dos pacientes

Um sistema integrado ajuda a economizar algo que os pacientes valorizam muito, que é o seu tempo. Como consequência de fluxos de trabalho ágeis, eles não mais precisam fazer tantas ligações, podendo resolver muitas coisas pelo Whatsapp. Soma-se a isso a qualidade do atendimento de ponta a ponta da clínica, de modo que eles certamente ficarão satisfeitos e divulgarão o negócio a outras pessoas.

Melhor controle dos gastos

Um software armazena e organiza todos os dados da clínica. Dessa forma, tem-se um controle contábil melhor, principalmente em relação às entradas e saídas. O sistema pode fazer uma série de apontamentos, como insumos comprados em demasia ou equipamentos que estão precisando de manutenção preventiva ou corretiva.

Por que contar com o BossMed?

O BossMed é um software de gestão de clínica médica e automação comercial. Nosso foco é em promover a personalização, indo ao encontro das necessidades dos clientes. A inovação e dinamismo de uma startup e a experiência de mais de 25 anos em gestão de negócios tornam a nossa empresa gabaritada em atender às necessidades de sua clínica.

Contar com a nossa empresa significa ter a certeza de que prezamos pela máxima performance da sua clínica. Ajudamos negócios dos mais variados tamanhos, pois temos experiência comprovada em consultoria empresarial.

Na prática, o BossMed é um ERP completo para a gestão de clínicas. Logo, ele ajudará, entre outras coisas, a melhorar o atendimento, automatizar rotinas e promover mobilidade, prezando também pela segurança dos dados. Nosso software também permite criar uma integração entre laboratórios e sistemas de gestão internos.

Outras duas características do BossMed são a escalabilidade e disponibilidade. No médio e longo prazo, sua clínica pode expandir suas operações com o nosso sistema, sem a necessidade de escalar os gastos na mesma proporção. Em relação à disponibilidade, é possível acessar o software tanto por computadores quanto dispositivos móveis. Podemos citar como funcionalidades essenciais do nosso sistema:

• prontuário;
• agenda;
• controle de fluxo de pacientes;
• controle de resultado de exames.

A gestão de clínicas médicas se beneficia bastante com o uso de um software integrado. Além de melhorar a experiência dos pacientes, ganha-se bastante em fluidez do fluxo de trabalho e controle de gastos, referentes, entre outras coisas, a insumos e equipamentos usados na clínica.

Entre em contato para mais informações de como o BossMed pode ajudar na implantação de um software integrado de gestão de clínica médica!